Erfahren Sie alles, was Sie über PIM-Systeme wissen müssen

In der heutigen globalisierten und digitalisierten Welt, in der Produkte oft über mehrere Vertriebskanäle angeboten werden, ist es entscheidend, dass die bereitgestellten Produktinformationen konsistent, aktuell und präzise sind.

Ein Product Information Management (PIM)-System vereinfacht diesen Prozess erheblich, indem es den Datenaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen erleichtert und die Qualität und Konsistenz der Produktdaten sicherstellt.

Ein PIM-System bietet für diese Anforderungen eine zentrale Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, sämtliche Produktdaten effizient zu verwalten, zu strukturieren und zu verteilen.

PIM-Systeme werden häufig in Unternehmen eingesetzt, die zahlreiche Produkte vertreiben und deren Daten aus unterschiedlichen Quellen stammen. Diese Systeme sorgen dafür, dass alle relevanten Informationen wie Produktbeschreibungen, Preise, technische Spezifikationen, Bilder und Videos sowie Übersetzungen an einem Ort zentral gespeichert werden. Ziel ist es, die Produktdaten für verschiedene Vertriebskanäle (z. B. E-Commerce-Websites, Marktplätze, Print-Kataloge) konsistent und aktuell zu halten.

PIM-Systeme verbessern die Datenqualität, reduzieren Redundanzen und erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen. Zudem ermöglichen sie, Produktinformationen schneller auf neue Märkte anzupassen und zu erweitern, was die Markteinführungszeiten verkürzt und die Kundenkommunikation optimiert.

Es gibt eine Reihe von Merkmalen und Funktionen, über die alle PIM-Systeme verfügen:

• Zentrale Datenspeicherung
• Datenmanagement
• Kategorisierung und Klassifizierung
• Multichannel-Publishing
• Workflow-Management
• Integration
• Analyse und Reporting

Ein PIM-System wird von Unternehmen benötigt, die große Mengen an Produktdaten effizient und strukturiert verwalten müssen.

Es ist besonders für Organisationen wichtig, die ihre Produktinformationen über verschiedene Vertriebskanäle (z. B. Online-Shops, Marktplätze, Kataloge, Filialen) hinweg synchron halten müssen und für die eine genaue und konsistente Produktdarstellung entscheidend ist.

Für die folgenden Arten von Unternehmen lohnt sich ein PIM-System besonders:

1. Unternehmen mit umfangreichem Produktportfolio

Diese Unternehmen müssen enorme Mengen an Produktinformationen managen und dies für verschiedene Länder, Zielgruppen und Kanäle. Mit einem PIM-System können diese Informationen zentral gesammelt und gepflegt werden, was den Aufwand und die Komplexität der Datenverwaltung erheblich reduziert.

In diese Kategorie fallen beispielsweise

• Hersteller, die zahlreiche Produktvarianten, Konfigurationen oder technische Spezifikationen verwalten
• Großhändler mit Tausenden von Produkten in verschiedenen Kategorien

2. Unternehmen mit komplexen Produkten

In Branchen mit technisch anspruchsvollen oder erklärungsbedürftigen Produkten ist es wichtig, detaillierte und genaue Informationen über Spezifikationen und Funktionen bereitzustellen. Ein PIM-System kann komplexe Produktdaten übersichtlich strukturieren, sodass Kunden und Vertriebspartner jederzeit Zugang zu vollständigen und genauen Informationen haben.

Beispielhafte Unternehmen sind hier

• Unternehmen aus der Branche Elektrotechnik und Maschinenbauunternehmen mit vielen technischen Details und Konfigurationen

3. Hersteller mit variablen Produkten

Viele Hersteller bieten individualisierte Produkte oder Varianten ihrer Standardprodukte an. Ein PIM-System ermöglicht es, diese Varianten übersichtlich zu verwalten und alle relevanten Daten schnell zu aktualisieren, was sowohl den Vertrieb als auch die Produktion unterstützt.

Zu diesen Herstellern gehören unter anderem

• Industrielle Anbieter, die Lösungen zum Bau von Maschinen, Betriebseinrichtungen und/oder Anlagen anbieten

4. Unternehmen mit vielen Vertriebskanälen

Wenn ein Unternehmen seine Produkte über viele Vertriebskanäle hinweg „multichannel“ vermarktet (z. B. eigene E-Commerce-Plattformen, Marktplätze, Filialen, gedruckte Kataloge, mobile Apps), ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Produktinformationen konsistent und aktuell sind. Ein PIM-System stellt sicher, dass dieselben, korrekt gepflegten Daten für alle Kanäle bereitgestellt werden können.

Hinzu kommt die Frage der Nachvollziehbarkeit: Wann und in welche Kanäle wurden welche Produkte und Informationen publiziert?

Zu dieser Art Unternehmen zählen zum Beispiel

• Industriedienstleister für Maschinenbaukomponenten, die ihre Produkte über mehrere Kanäle an ihre Kunden vertreiben
• Hersteller von Automatisierungstechnik, die verschiedene Kanäle nutzen, um ihre Produkte und Dienstleistungen an Industriekunden zu verkaufen

5. Unternehmen mit internationalem Vertrieb

Ein PIM-System sollte maßgeblich das Management von Übersetzungen und länderspezifischen Anforderungen managen. Unternehmen, die in mehreren Ländern oder Regionen tätig sind, müssen ihre Produktinformationen in verschiedenen Sprachen bereitstellen und an regionale Unterschiede anpassen. PIM-Systeme bieten Werkzeuge zur Verwaltung und Automatisierung dieser Aufgaben.

Dies lohns sich zum Beispiel für

• Hersteller und Händler mit unterschiedlichen regionalen Landesgesellschaften und/oder Vertriebskanälen

6. Unternehmen, die auf eine hohe Datenqualität angewiesen sind

In Branchen, in denen Präzision und Datenqualität ausschlaggebend sind, ist ein PIM-System unerlässlich. Hierzu zählen beispielsweise Unternehmen im Gesundheitswesen, der Medizintechnik oder in der Lebensmittelindustrie. Das PIM-System sorgt dafür, dass Produktinformationen immer den gesetzlichen Vorgaben und branchenspezifischen Standards entsprechen.

Wichtig ist das beispielsweise für 

• Unternehmen der Medizintechnik, die regulatorische Anforderungen erfüllen müssen, um ihre Produkte auf den Markt zu bringen

7. Unternehmen, die personalisierte Kundenerfahrungen schaffen möchten

Ein PIM-System ermöglicht es, Produkte und deren Informationen genau an die Zielgruppen anzupassen und für personalisierte Angebote zu verwenden. Dies ist besonders im E-Commerce wichtig, wo relevante, detaillierte Produktinformationen und Filterfunktionen die Kundenzufriedenheit und den Umsatz steigern.

In diesem Bereich finden sich

• Lifestyle-Marken, die personalisierte Produktempfehlungen und individuelle Shopping-Erlebnisse bieten möchten

Zusammengefasst: Der Einsatz eines PIM-Systems ist besonders wichtig für Unternehmen, die:

• eine große Menge an Produkten und Produktvarianten verwalten
• produkte über verschiedene Kanäle und in mehreren Märkten anbieten
• regelmäßige Änderungen und Aktualisierungen von Produktdaten durchführen
• hohe Anforderungen an Datenqualität und Konsistenz haben
• maßgeschneiderte oder personalisierte Produktangebote anbieten

Ein gut implementiertes PIM-System hilft diesen Unternehmen, ihre Effizienz zu steigern, manuelle Fehler zu reduzieren und konsistente, hochwertige Produktinformationen bereitzustellen.

Ein PIM-System ist besonders nützlich für Unternehmen mit zahlreichen erklärungsbedürftigen Produkten und umfangreichen Produktkatalogen, sowie für Unternehmen, die ihre Produktinformationen über verschiedene Vertriebskanäle hinweg konsistent und effizient verwalten müssen. Ein PIM-System ist jedoch nicht nur ein technisches Hilfsmittel, sondern vor allem auch ein strategisches Instrument zur Optimierung der Produktdatenverwaltung.

Der Verzicht auf ein PIM-System führt zu ineffizienten Prozessen, höheren Kosten, verzögerten Markteinführungen und einer verminderten Wettbewerbsfähigkeit. Unternehmen, die langfristig erfolgreich sein wollen, sollten die Implementierung eines PIM-Systems als zentrale Maßnahme zur Verbesserung ihrer Geschäftsprozesse und Marktstellung betrachten.

Welche Vorteile ergeben sich nun konkret aus dem Einsatz eines PIM-Systems?

• Zentrale Datenverwaltung
• Konsistenz über alle Vertriebskanäle
• Schnellere Markteinführung
• Verbesserte Datenqualität
• Effiziente Zusammenarbeit
• Personalisierung und Lokalisierung
• Reduzierung von Redundanzen
• Bessere Kundenkommunikation

Die Einführung eines PIM-Systems kann zu erheblichen indirekten und direkten Kosteneinsparungen führen. Diese können vor allem erreicht werden durch:

• Reduzierung von Fehlern und Nacharbeiten
• Effizienzsteigerung
• Bessere Nutzung der Ressourcen
• Kosteneffiziente Multichannel-Strategie
• Verbesserte Datenqualität und Entscheidungsfindung
• Reduzierte IT-Kosten

Studien und Erfahrungsberichte

Studien von Marktforschungsunternehmen wie Gartner oder Forrester haben gezeigt, dass Unternehmen, die PIM-Systeme implementiert haben, signifikante Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne erzielen konnten.

Viele Unternehmen berichten von konkreten Kosteneinsparungen und einem positiven Return on Investment (ROI) nach der Einführung eines PIM-Systems. Diese Einsparungen resultieren aus der verbesserten Datenqualität, der Effizienzsteigerung und der schnelleren Markteinführung.

Zusammengefasst kann man festhalten, dass die Einführung eines PIM-Systems zahlreiche Möglichkeiten zur Kosteneinsparung und Effizienzsteigerung bietet, was sich wiederum positiv auf die gesamte Unternehmensperformance auswirken kann.

Die Einführung eines PIM-Systems erfordert sorgfältige Planung und Vorbereitung. Achten Sie bei der Auswahl und Implementierung einer entsprechenden Lösung auf die folgenden Punkte, beispielsweise, um eine reibungslose Integration in Ihre bestehenden Systeme und Prozesse zu gewährleisten.

Warum Prozesse und Verantwortlichkeiten entscheidend sind

Die Implementierung eines PIM-Systems erfordert gründliche Planung und Vorbereitung. Dabei müssen interne Abläufe überprüft und gegebenenfalls optimiert werden. Bevor ein PIM-System implementiert wird, sollten Unternehmen eine umfassende Analyse der aktuellen Prozesse durchführen, um Schwachstellen zu identifizieren und die technologischen Möglichkeiten optimal zu nutzen.
Die Qualität der Daten hängt entscheidend von den Prozessen ab, die zur Erfassung und Pflege der Daten eingesetzt werden. Fehlen klare Workflows und Standards, besteht das Risiko, dass die im System gespeicherten Daten unvollständig oder veraltet sind, was in Multichannel-Umgebungen gravierende Folgen haben kann.

Ein weiterer Schlüsselfaktor für den Erfolg eines PIM-Systems ist die Zuweisung klarer Verantwortlichkeiten. Die Mitarbeiter müssen genau wissen, welche Aufgaben sie im Umgang mit dem PIM-System haben.

Bedeutung und Nutzen eines PIM-Systems verstehen

Die Einführung eines PIM-Systems sollte als Teil eines umfassenden Veränderungsprozesses betrachtet werden. Das gesamte Unternehmen muss die Bedeutung und den Nutzen des Systems verstehen und bereit sein, notwendige Änderungen in den Arbeitsabläufen umzusetzen.

Am Ende hängt der Erfolg eines PIM-Systems von den Menschen und Prozessen ab, die es unterstützen. Ohne die entsprechenden organisatorischen Anpassungen und das Engagement der Mitarbeiter bleibt die Investition in ein PIM-System möglicherweise wirkungslos und wird zu einer kostspieligen Fehlinvestition.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Ein PIM-System ist kein Allheilmittel. Es kann jedoch ein mächtiges Werkzeug sein, wenn optimierte Prozesse und klare Verantwortlichkeiten vorhanden sind. Unternehmen, die diesen ganzheitlichen Ansatz verfolgen, profitieren von effizienteren Abläufen, höherer Datenqualität und letztlich einer besseren Marktpositionierung.

Entscheidende Auswahlkriterien

Bei der Auswahl eines entsprechenden Systems sollten mehrere Kriterien berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass das System den spezifischen Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Bei der Auswahl eines PIM-Systems empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

1. Bedarfsanalyse und Zielsetzung

2. Systemauswahl

3. Datenmanagement und -migration

4. Integration in bestehende Systeme

5. Prozesse und Workflows

6. Benutzerakzeptanz und Schulung

7. Projektmanagement und Ressourcen

8. Testen und Qualitätssicherung

9. Wartung und Support

10. Monitoring und Optimierung

Die Einführung eines PIM-Systems kann zahlreiche Herausforderungen und potenzielle Probleme mit sich bringen. Hier sind einige der häufigsten Fallstricke und Risiken, die berücksichtigt werden sollten:

• Unklare Anforderungen und Ziele
• Schlechte Datenqualität
• Fehlende Benutzerakzeptanz
• Technische Herausforderungen

Die Einführung eines PIM-Systems kann auf den ersten Blick komplex erscheinen, da sie eine sorgfältige Integration in bestehende Prozesse erfordert. Mit einem erfahrenen Partner an Ihrer Seite, einer durchdachten Planung und einem kompetenten Projektteam wird diese Herausforderung jedoch beherrschbar. Durch eine strukturierte Vorgehensweise lassen sich mögliche Hindernisse frühzeitig erkennen und effektiv umgehen, sodass die Implementierung reibungslos und erfolgreich durchgeführt werden kann.

Künstliche Intelligenz (KI) hat das Potenzial, PIM-Systeme in vielen Bereichen maßgeblich zu unterstützen und die Effizienz sowie die Qualität der Produktdatenverwaltung erheblich zu steigern. Einige spezifische Bereiche, in denen KI zukünftig Anwender von PIM-Systemen unterstützen kann sind:

• Automatisierung der Datenpflege
• Fehlererkennung und -korrektur
• Personalisierung und Empfehlungen
• Natural Language Processing (NLP)
• Bild- und Videoverarbeitung
• Customer Support und Chatbots
• Integration und Interoperabilität
• Datenanalyse und Visualisierung
• Compliance und Sicherheitsmanagement

Diese Anwendungen von KI in PIM-Systemen können zukünftig dazu beitragen, die Effizienz zu steigern, die Datenqualität zu verbessern und die Nutzererfahrung zu optimieren. KI wird zunehmend ein integraler Bestandteil moderner PIM-Systeme werden, um Unternehmen dabei zu unterstützen, sich in einem dynamischen und wettbewerbsintensiven Marktumfeld zu behaupten.

Lassen Sie sich in der Auswahlphase eines PIM-Systems die vorhandenen KI-Funktionalitäten von Anbietern anhand konkreter Beispiele aufzeigen. In diesem Bereich ist es auch wichtig, sich die Roadmap mit kurz vor der Einführung stehenden und geplanten Funktionalitäten aufzeigen zu lassen.

Ein fundierter und präziser Anforderungskatalog bildet das Herzstück jeder erfolgreichen Einführung eines PIM-Systems. Er stellt sicher, dass alle funktionalen, technischen und organisatorischen Anforderungen sowie die Erwartungen an das System klar und umfassend dokumentiert werden.

Ein gut ausgearbeiteter Katalog legt den Grundstein für den gesamten Auswahl- und Implementierungsprozess und ermöglicht es, dass alle relevanten Stakeholder – von der IT über das Produktmanagement bis hin zum Marketing – frühzeitig eingebunden werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die unterschiedlichen Bedürfnisse und Perspektiven berücksichtigt werden, um ein optimales System zu wählen, das den unternehmerischen Zielen gerecht wird.

Der Anforderungskatalog dient nicht nur als Leitfaden für die Auswahl eines geeigneten PIM-Systems, sondern auch als Basis für die erfolgreiche Implementierung und spätere Evaluierung des Systems. Mit einem detaillierten Katalog können potenzielle PIM-Lösungen präzise verglichen, mögliche Risiken frühzeitig identifiziert und die langfristige Leistungsfähigkeit des Systems gesichert werden. Damit schafft der Katalog klare Kriterien, um sicherzustellen, dass das ausgewählte System die Produktdaten effizient verwaltet, die Multi-Channel-Strategie unterstützt und die Datenqualität nachhaltig verbessert.