FLEX und crossbase – individuell und flexibel

FLEX-Elektrowerkzeuge GmbH ist ein Hersteller von Elektrowerkzeugen. Das Unternehmen wurde 1922 gegründet und schrieb 1954 mit dem ersten hochtourigen Winkelschleifer, dem DL 9, Industriegeschichte. Der Markenname FLEX wird bis heute von Anwendern umgangssprachlich für Winkelschleifer verwendet. Der Begriff „Flexen“ hat sich sogar als allgemeine Bezeichnung für das Trennschleifen durchgesetzt. Das zur Chervon-Gruppe gehörende Unternehmen hat Tochter- bzw. Schwestergesellschaften in Frankreich, Großbritannien, Belgien, den Niederlanden, Italien und der Tschechischen Republik.

 

Ausgangslage

FLEX hatte schon seit vielen Jahren ein PIM im Einsatz und wusste daher um die Bedeutung einer zentralen Datenbank für die weltweite Produktkommunikation. Die Entscheidung für crossbase wurde von der Fachabteilung in Abstimmung mit IT, Vorstand und der Unternehmensgruppe getroffen. Ausschlaggebend war, dass crossbase ein vollintegriertes System liefert – mit PIM, MAM, Print (Preisliste, Katalog, Datenblätter) und vielfältigen Datenbereitstellungen für Website, BMEcat/ETIM, nexmart, loadbee, Excelexporte usw.  Daneben spielte der komfortable webbasierte Datenpflege- und Übersetzungsprozess eine wichtige Rolle: Mit dem integrierten Übersetzungsmanagement und der Onlineübersetzung werden über 10 Länder direkt angebunden.

 

Ablösung des bestehenden PIM-Systems

Die Gründe für die Ablösung eines PIM-Systems können vielfältig sein. Häufig steigen die Anforderungen und das bestehende System kann diese nicht mehr erfüllen. Oder das System wird schlicht nicht mehr weiterentwickelt. Im Fall von FLEX war letzteres der Fall.

 

Die Herausforderung

Zahlreiche Anwendungen sollten in kurzer Zeit abgelöst bzw. neu realisiert werden

Die bestehende PIM-Lösung soll abgelöst werden. Dazu wurden die Daten migriert und vor dem Import die Datenqualität optimiert, d.h. konsolidiert und vereinheitlicht. Ein breites Spektrum an Ausgabekanälen soll in kurzer Zeit ermöglicht werden. Für die Automatisierung der Printproduktionen wurde die externe Agentur angebunden. Die Bereitstellung der Daten an Online-Shops und Portale erfolgte für 21TORR, nexmart und loadbee. Schließlich werden Handelspartner mit BMEcat/ETIM-Katalogen und Excelexporten individuell versorgt.

 

Die Lösung

PIM und MAM von crossbase

Bei FLEX wurde die modulare Standardsoftware crossbase mit Product Information Management (PIM), Media Asset Management (MAM) und Cross Media Publishing System implementiert. Zum Einsatz kommen Module für die Schnittstelle zum ERP-System Oracle, Übersetzung und  Datenbereitstellungen für Onlineshops, Portalen und Handelspartner sowie Printautomatisierung.

 

Das Vorgehen

Am Anfang steht immer die Frage, wie die Daten am besten und effizientesten in die crossbase-Datenbank übertragen werden können. Im Falle von FLEX entschied man sich, professionelle Unterstützung in Anspruch zu nehmen. So konnten eigene Ressourcen eingespart werden und das Know-how sorgte für einen reibungslosen Ablauf der Datenmigration. Der Prozess läuft nun wie folgt ab:
 
Über die Standardschnittstelle zum ERP-System werden die Artikel mit Stammdaten kontinuierlich importiert. In crossbase werden die neu importierten Artikel in der Produktstruktur vom Produktmanagement klassifiziert. Ergänzend werden technische Merkmale und Produktbeziehungen gepflegt, z. B. Lieferumfang, Zubehör und Ersatzteile.
 
Die Medienelemente (Fotos, Piktogramme, Zeichnungen, Bedienungsanleitungen, Videos etc.) werden im integrierten MAM produkt- oder publikationsspezifisch verwaltet. Über die in crossbase integrierte Bildkonvertierung erfolgt eine automatische Aufbereitung für Print und Internet (jpg, webp, svg etc.). Die Texte, u. a. Produktbeschreibung und Marketingbezeichnung, werden als Fließtext erfasst oder aus Textbausteinen und Merkmalen generiert. Der Inhalt wird in 17 Sprachen übersetzt.

 

Das Ergebnis

Printmedien

Die länderspezifischen Kataloge und Preislisten werden automatisiert von einer externen Agentur erstellt. Außerdem werden Datenblätter zu den Produkten vollautomatisch produziert. Um hier den Aufwand so gering wie möglich zu halten, hat crossbase gemeinsam mit FLEX einen Prozess entwickelt, bei dem eine Layoutvorlage des Datenblattes in crossbase erstellt wird. Anschließend erfolgt die automatische Aktualisierung der Datenblätter sowie die Produktion der Sprachvarianten.
 
Darüber hinaus ist geplant, zukünftig (Aktions-)Flyer und Broschüren mit Hilfe des InDesign-Plugins von crossbase zu erstellen. Dieses bietet maximale Gestaltungsfreiheit bei gleichzeitiger Nutzung der Inhalte aus der crossbase-Datenbank. Damit ist sichergestellt, dass sich Änderungen in der Datenquelle auch automatisch auf die kreativen Printmedien auswirken.

 

Digitale Kanäle

Für den Onlinekatalog und das Medienportal werden die Daten über eine REST-API zur Verfügung gestellt. Darauf aufbauend hat der Partner 21TORR mit dem Prismic CMS eine ansprechende Anwendung geschaffen. Der Fokus liegt dabei auf einer anwendungsorientierten Produkt- und Servicewelt, einer intuitiven Benutzerführung, der Nähe zu den Zielgruppen sowie einer „Mobile First“-Strategie. Eine ausführliche Case Study von 21TORR finden Sie hier: https://www.21torr.com/work/flex. 
 
Für die Ausgabe der Produktinformationen in weitere Verkaufskanäle nutzt FLEX verschiedene Formate. Dazu gehören BMEcat 2005 mit Zusatzfeldern im nexmart-Format, BMEcat 2005-Exporte mit ETIM-Klassifizierung sowie EXCEL-Exporte. Bei Letzterem handelt es um einfache EXCEL-Listen als auch um sog. Merge-Exporte, bei denen vorgegebene EXCEL-Listen von Handelspartnern mit den Informationen aus crossbase ergänzt und ausgegeben werden.
 
FLEX bietet seine Produkte in zahlreichen Online-Shops an. Dazu wird die loadbee-Plattform genutzt. Mit der optimal angepassten REST-API-Schnittstelle von crossbase werden die Produktinformationen bereitgestellt. Mehr Informationen finden Sie hier: https://www.crossbase.de/DE/DE/news/news-flex-loadbee-2023.

Übersetzungen

Die Übersetzung und Korrektur in die benötigten Sprachvarianten erfolgt direkt in den Landesniederlassungen über die Webapplikation von crossbase.

 

Fazit

Mehr Automatisierung bei besserer Datenqualität, standardisierter Datenpflege- und Übersetzungsprozess

Durch den Einsatz der Softwarelösung crossbase verfügt FLEX heute über ein vollintegriertes System, das permanent mit dem ERP-System abgeglichen wird. Die Prozesse wurden verbessert und aufeinander abgestimmt. Der modulare Aufbau von crossbase ermöglicht es FLEX, das System sukzessive auszubauen und so noch effizienter zu arbeiten.

Über 15 Personen aus Marketing, Produktmanagement, Medienproduktion und Übersetzungsmanagement sind über ein fein abgestimmtes Berechtigungssystem in den Prozess eingebunden. Die Datenpflege wird durch Workflowaufgaben und Reporting unterstützt.