In fünf Wochen zum PIM-System …

02.04.2025 | Rosa Sanchez

Kürzlich wurde ich auf ein LinkedIn-Posting aufmerksam gemacht: da berichtete ein PIM-Anbieter davon, ein voll funktionsfähiges PIM-System in sage und schreibe fünf Wochen implementiert zu haben. Wow! Jetzt arbeite ich seit acht Jahren bei crossbase und wie das funktionieren soll … ich sage es offen: ich habe Zweifel.

Nun, möglicherweise bezog sich der Autor auf ein PIM-System für ein kleines Business mit ein-, zweihundert Produkten. Allerdings hat er das so nicht erwähnt. Es klang, als wäre das für jedes Unternehmen möglich – also auch eines mit tausenden Produkten und zahlreichen Varianten. Das sind die Unternehmen, für die sich der Einsatz eines PIM-Systems schließlich am meisten lohnt. Nein, für die es zunehmend absolut erforderlich ist.

Allein meine Erfahrung aus vielen Jahren im Marketing eines Großhandelsunternehmens reicht eigentlich aus, dass ich eine solche Aussage anzweifeln würde. Denn ich weiß, wie es aussieht, wenn kein PIM-System im Einsatz ist: Produktdaten hier, sonstige Daten dort. Allein die Texte, Dokumente und Bilder zu sammeln würde ein Unternehmen Wochen kosten.

Aber ich wollte dem Ganzen eine Chance geben und habe versucht ganz unvoreingenommen zu schauen, wie das vonstattengegangen ist. Im Posting wurden fünf Schritte aufgezeigt, die zu diesem sensationellen Erfolg geführt haben sollen:

Schritt 1:

Ziele definieren, Anforderungen erfassen und das Team in das System einführen.

Leider wurde für die einzelnen Schritte keine zeitlichen Angaben gemacht. Alleine die Ziele zu definieren würde wohl ein paar Tage in Anspruch nehmen, denn in der Regel hat man ganz allgemeine Ziele, an die man erst einmal denkt: Daten an einer Stelle ablegen, Beziehungen abbilden, Daten einfach ausgeben. Übergeordnetes Ziel: Prozesse vereinfachen, beschleunigen und so Kosten senken und Umsatz steigern. Es kling so einfach!

Aber wie das meist ist: Wenn man sich näher damit befasst, kommt man vom „Hölzchen zum Stöckchen“. Schließlich dient ein PIM-System dem großen Ganzen und da sind ganz unterschiedliche Unternehmensbereiche involviert: das Produktmanagement, das Marketing, die Geschäftsführung –jeder hat seine eigenen Ziele.

Ich persönlich würde vermuten, bis man diesen Schritt wirklich unter Dach und Fach hat, vergehen ganz schnell mehrere Wochen.

Schritt 2:

Datenstrukturen analysieren und anpassen, Klassen, Produktgruppen und Merkmale definieren.

Hier habe ich wirklich überhaupt keine Ahnung und deshalb habe ich mal meinen Kollegen gefragt, der das seit Jahrzehnten mit unseren Kunden zusammen macht. Ich habe nicht gesagt, warum ich es wissen möchte – er sollte ganz unvoreingenommen antworten. Seine Antwort: alleine die Zeit, die das einführende Unternehmen hierfür benötigt, beträgt mehrere Wochen, oft sogar mehrere Monate.

Schritt 3:

Produktdaten ins System bringen

Da sind wir bei dem Punkt den ich in der Einleitung bereits angesprochen hatte … die Produktdaten. Im Posting klang das so, als würde man die Daten nehmen und mal fix ins System spielen. Aber wo befinden sich all diese Daten? Bei jedem, der noch kein PIM-System im Einsatz hatte, sind sie hier: auf lokalen Rechnern, in Katalogen und Broschüren, auf Webseiten. Vielleicht hat man die Bilder auf einer lokalen Datenbank. Wahrscheinlich nicht alle, denn es passiert ganz schnell, dass ein Bild lokal auf einem Rechner abgespeichert wurde – und nicht mehr auffindbar ist. Ja, ich spreche hier aus schmerzhafter Erfahrung.

Und was ist mit den Texten? Die müssen oft aus Word, InDesign oder anderen Dokumenten kopiert und in das PIM-System überführt werden. Meine persönliche Schätzung: allein das dauert bei mehreren hundert oder sogar tausend Produkten Wochen.

Schritt 4:

Datenveredelung

Was genau macht man da? Im Posting wurde nicht weiter darauf eingegangen, aber das Anreichern der Daten und sie miteinander in Verbindung zu bringen – das ist ein erheblicher Aufwand.

Welche weiteren Informationen gibt es zu dem Produkt? Schließlich soll am Ende alles ausgegeben werden können, was damit in Zusammenhang steht: Bilder, Skizzen, Datenblätter …

Und in welchem Zusammenhang steht es zu anderen Produkten. Wenn es sich zum Beispiel um ein Ersatzteil handelt, zu welchen Produkten passt es? Gehört es zu einem Bundle?

Soll auch noch ein Konfigurator eingesetzt werden, wird es richtig knifflig.

Schritt 5:

Export

Hier wird von der Datenbereitstellung im Online-Shop, auf Marktplätzen, in den Vertriebskanälen gesprochen – über Exportlisten. Ernsthaft? Was ist mit einer direkten Anbindung? Schließlich wollen wir hier Prozesse optimieren!

Am Ende wird gefragt: „Seid ihr schneller?“

Wer? Wir als Anbieter oder Unternehmen, die ein PIM einführen wollen? Ich fürchte, da werden beide Seiten mit „Nein“ antworten müssen – und das ist auch gut so! Es geht hier um ein Instrument, dass sich auf die künftigen Prozesse, auf den künftigen Erfolg eines Unternehmens auswirken wird! Am Ende muss es seinen Zweck optimal erfüllen und auch künftigen Ansprüchen genügen. Entscheidungen, die man bei der Auswahl und der Einführung eines PIM-Systems trifft, wirken sich später auf so vieles aus … hier unüberlegt oder schlecht überlegt vorzugehen kann im Nachgang enorme negative Auswirkungen haben. Deshalb: so schnell wie möglich, ja – aber immer unter der Prämisse, dass es sauber und zukunftssicher umgesetzt wird.

Und die Moral von der Geschicht …

Da hätte jemand schreiben können: „In nur fünf Wochen zu Ihrem Einfamilienhaus“ – hätten Sie es geglaubt? Wohl kaum. Denn jeder weiß, das haut nicht hin.
 
Leider ist das bei einer Softwarelösung nicht so einfach abzuschätzen. Man hat in der Regel keine Erfahrungen damit und auch keine wirkliche Vorstellung davon, wie viel Aufwand dahintersteckt. Vielleicht ist es ja tatsächlich machbar? Möglicherweise ist der andere Anbieter einfach zu teuer. Eventuell ist das alles tatsächlich gar nicht so wild …
Und ist es nicht verständlich, dass man möglichst schnell und günstig ans Ziel kommen möchte?
 
Ich finde hier den Vergleich mit einem Haus sehr treffend: Eine einfache Blockhütte kann man mit etwas Hilfe und Geschick mal fix zusammenbauen. Ein ganzes Haus mit allem Drum und Dran ... eher nicht. Wie beim PIM-System auch, muss man dann eine lange Zeit mit dem leben, was man hat – und sich gegebenenfalls einschränken. Etwas, was man bei der ursprünglichen Planung sicher nicht im Sinn hatte.

Doch zurück zum Posting: laut Autor ist eine Success Story in Arbeit. Ich bin gespannt!