Warum sich ein PIM-System in der Cloud lohnt

27.03.2025 | Michael Binder 

On-Premise oder Cloud? Das ist eine Frage, die sich zurzeit viele Unternehmen stellen. War man vor zehn Jahren noch zurückhaltend und misstraute der Sicherheit von Cloud-Systemen, so hat sich seither ein Wandel vollzogen: Immer mehr Unternehmen nutzen die Vorteile und lagern Anwendungen in die Cloud aus. Da ist die Frage natürlich naheliegend, ob auch ein PIM-System über die Cloud betrieben werden kann und ob es sich lohnt.

Ich habe hier einmal sieben Gründe zusammengetragen, die für den Einsatz der Cloud bei einem PIM-System sprechen: 

1. Flexible Serverkapazitäten sorgen für eine hohe Performance

Ein PIM-System entwickelt sich in der Regel nach und nach. Man beginnt mit einem Teilbereich, beispielsweise die Datenbereitstellung für E-Commerce-Plattformen. Läuft dieser Bereich reibungslos, widmet man sich dem nächsten. Mit der Zeit kommen weitere Anwendungsbereiche hinzu: Übersetzung, Textoptimierung, automatisierte Bildproduktion … es wächst und die Anforderungen an die Hardware wachsen mit. In der Cloud kann die Serverkapazität dynamisch an den aktuellen Bedarf angepasst werden. Spitzenlasten können problemlos abgefangen werden, ohne dass in zusätzliche Hardware investiert werden muss. Außerdem sorgt die hohe Skalierbarkeit für eine stets optimale Performance – unabhängig von der Anzahl der Nutzer oder der Datenmenge.

2. Die externe Wartung entlastet die IT-Abteilung

Dieser Punkt erklärt sich eigentlich von selbst: Betreuung, Wartung und Optimierung des Systems erfolgen über den Anbieter und binden damit keine eigenen IT-Ressourcen. Man bekommt also gewissermaßen ein „Rundum-Sorglos-Paket“ und muss sich um (fast) nichts mehr kümmern.

3. Das „Mietmodell“ sorgt für Kosteneffizienz

Ein PIM-System stellt eine größere Investition dar – je mehr das System bieten soll, je spezieller es auf das Unternehmen und dessen Produktstruktur angepasst wird desto aufwändiger und auch teurer wird es. Natürlich amortisiert sich die Investition nach wenigen Jahren (im Falle von crossbase kalkulieren wir hier mit etwa zweieinhalb Jahren bis der Break Even erreicht ist), trotzdem stellt der Preis für Unternehmen eine nicht unwesentliche finanzielle Belastung dar.

Hier ist ein Cloud-System eine gute Option, um die Anfangsinvestition deutlich zu reduzieren, denn es entspricht eher einem Mietmodell. Sie bezahlen also erst einmal nur das Onboarding, die Einrichtung und Schulungen. Die monatlichen Kosten für den laufenden Betrieb ergeben sich dann ebenfalls aus Ihrem Anforderungspaket und sind kalkulierbar.

4. Der Zugriff ist von überall aus möglich

Der Zugriff auf die Cloud-Lösung ist prinzipiell ortsunabhängig – ein großer Vorteil für alle Unternehmen, die über viele Niederlassungen, auch länderübergreifend, verfügen. Der Zugang zum System erfolgt über eine Weboberfläche, alles was Sie brauchen ist ein Internet-Zugang.

Wir empfehlen hier übrigens (wie auch bei anderen Internet-Anwendungen) aus Sicherheitsgründen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung oder unternehmensweite IP-Filter einzurichten.

5. Sie brauchen sich um Updates nicht mehr zu kümmern

Ein weiterer „Rundum-Sorglos“-Aspekt: Sie brauchen sich um Sicherheitsupdates, neue Funktionen oder Verbesserungen keine Gedanken mehr zu machen. Bei einer Cloud-Lösung wird das vom Anbieter direkt bereitgestellt. Nahtlos und ohne zusätzlichen Aufwand wird alles für Sie integriert. So bleibt das System immer auf dem neuesten Stand – ganz ohne zeitaufwendige manuelle Installationen.

6. Die Cloud-Umgebung bietet eine hohe Sicherheit

Allerdings nur, wenn der Anbieter das auch gewährleistet. Wir empfehlen: legen Sie Wert auf eine hohe Sicherheit bei Ihrem Cloud-Anbieter. Essentiell dabei ist der Standort der Server – die Standards in Ländern außerhalb der EU sind oft niedriger angesetzt und können sich auch schnell zum Schlechten ändern. Überlegen Sie sich gut, ob Sie Ihre gesamten Produktinformationen und auch andere sensible Daten „irgendwo auf der Welt“ hosten wollen.

Ein Hosting bei einem Anbieter in der EU gewährleistet, dass die Daten gemäß den strengen Anforderungen der DSGVO geschützt sind, und in Deutschland meist noch ein wenig mehr als in den anderen Ländern. Ja, das ist manchmal ein wenig zäh und aufwändig, kommt uns aber am Ende allen zugute. Zudem profitieren Unternehmen von modernen Sicherheitsmaßnahmen, wie verschlüsselter Datenübertragung, regelmäßigen Backups und einem professionellen Schutz gegen Cyberangriffe.

7. Flexibilität: Nachträglicher Umzug möglich

Das ist grundsätzlich ein großer Vorteil, den Sie aber immer abklären sollten. Grundsätzlich sollten Sie immer problemlos zwischen der Cloud-Lösung und der On-Premise-Lösung wechseln könnten – schließlich können Sie heute noch nicht wissen, welche Rahmenbedingungen sich in fünf oder zehn Jahren ergeben könnten. Aber Vorsicht: nicht bei allen Systemen ist das so ohne weiteres möglich. Bei manchen Anbietern werden nicht alle Funktionen auf beiden Plattformen gleichermaßen angeboten. Haken Sie also unbedingt nach!

Wir selbst haben großen Wert darauf gelegt, dass der Leistungsumfang des PIM/MAM-Systems in der Cloud zu 100% dem einer lokalen Installation entspricht. Diese Flexibilität bietet Investitionssicherheit und erlaubt es Ihnen, Ihr PIM-System ohne großen Aufwand an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen.

Fazit: Die Cloud als zukunftssichere Lösung

Die Entscheidung für eine Cloud-Lösung bringt zahlreiche Vorteile mit sich: hohe Performance, geringerer IT-Aufwand, automatische Updates, eine sichere Umgebung (solange Sie einen sicheren Anbieter nutzen) und maximale Flexibilität. Wenn Sie sich also die Frage stellen, ob Sie ihr PIM-System zukunftssicher auf der Cloud aufbauen können, dann lautet die Antwort: Ja, solange sie darauf achten, dass Sie im Falle der Fälle auch problemlos auf On-Premise wechseln können. Und dass die Funktionen in beiden Varianten die gleichen sind.

Denken Sie daran: Sie werden ihr System idealerweise eine lange Zeit im Einsatz haben. Planen Sie also unbedingt langfristig und halten Sie sich alle Optionen offen!