Prozesse, die funktionieren: Wie Effizienz und Akzeptanz Hand in Hand gehen

25.02.2025 | Jean-René Thies

Prozesse sind das Rückgrat eines jeden Unternehmens – ohne sie läuft es nicht. Sind sie aber nicht gut durchdacht, können sie schnell zur Stolperfalle werden, denn was eigentlich helfen sollte, eine sinnvolle Struktur zu schaffen, wird zum Ärgernis.

Dabei liegt das Problem oft gar nicht in den Prozessen selbst, sondern in der mangelnden Akzeptanz bei den Menschen, die sie täglich anwenden. Denn was man ohne Überzeugung tun muss, tut man nicht gerne – und was man nicht gerne tut, tut man in der Regel halbherzig und schlecht.

Die Kunst besteht also darin, Prozesse so zu gestalten, dass sie nicht nur reibungslos funktionieren, sondern auch akzeptiert werden. Aber wie gelingt das?

Vielfalt oder Einheitsbrei?

Prozesse dürfen weder zu komplex noch zu einfach sein. Ein Prozess für jede Kleinigkeit? Überforderung! Aber alles in einen Prozess zu packen? Genauso problematisch. Es gilt, die goldene Mitte zu finden: Prozesse, die klar strukturiert, leicht verständlich und vor allem handhabbar sind. Manchmal ist weniger tatsächlich mehr – aber nicht immer.

Nehmen Sie sich die Zeit, genau zu definieren, welche Prozesse Sie wirklich brauchen und wie Sie diese sinnvoll strukturieren.

Parallel oder seriell?

Haben Sie sich schon einmal gefragt, ob Ihre Prozesse immer linear ablaufen müssen? Oft können Aufgaben auch parallel bearbeitet werden, was Zeit spart und somit schneller zum Ziel führt. Die Herausforderung besteht darin, genau hinzuschauen: Wo ist es sinnvoll, Aufgaben gleichzeitig zu erledigen? Und wo bringt eine Reihenfolge tatsächlich mehr Klarheit und Sicherheit?

Schauen Sie sich die einzelnen Prozesse an und prüfen Sie, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge erledigt werden müssen – und welche durchaus parallel bearbeitet werden können.

Prüffrequenz: Aktualität trifft auf Leistungsfähigkeit

Ein häufig übersehener Punkt ist die Häufigkeit der Audits. Natürlich sind aktuelle Daten unerlässlich, aber ständige Prüfungen können Systeme verlangsamen. Finden Sie die richtige Balance zwischen Aktualität und Performance – so bleibt Ihr Workflow zuverlässig und Ihr System leistungsfähig.

Prüfen Sie, wie viele Prüfungen wirklich sinnvoll sind und reduzieren Sie diese auf ein Minimum.

Akzeptanz beginnt mit Sinnhaftigkeit

Menschen akzeptieren Prozesse nur, wenn sie sinnvoll sind. Niemand mag unnötige Aufgaben oder unklare Anweisungen. Hier gilt: Seien Sie klar und verständlich. Zeigen Sie, warum bestimmte Schritte notwendig sind – und streichen Sie konsequent, was keinen echten Mehrwert bringt.

Binden Sie die Beteiligten ein und erklären Sie ihnen, warum die Prozesse so ablaufen sollen. Vielleicht stellen Sie dabei fest, dass die eine oder andere Aufgabe tatsächlich geändert werden sollte.

Meldungen, die wirklich helfen

Meldungen sind Fluch und Segen zugleich: zu viele, und niemand schaut hin, zu wenige, und wichtige Aufgaben gehen unter. Der Trick ist, gezielt zu informieren: Wer muss wann was wissen? Insbesondere Aufgaben, die von anderen abhängen, sollten klar kommuniziert werden, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden.

Für Benachrichtigungen gilt: So wenig wie nötig, so klar wie möglich und immer nur an die Betroffenen.

Flexibilität durch Benutzergruppen statt Einzelzuweisungen

Mitarbeiter/innen sind auch mal im Urlaub, krank oder schlichtweg ausgelastet. Damit die Abläufe trotzdem funktionieren, ist es sinnvoll, Aufgaben nicht einzelnen Personen, sondern Benutzergruppen zuzuweisen. So bleibt das System flexibel – und niemand muss befürchten, dass ein Prozess ins Stocken gerät, nur weil jemand nicht verfügbar ist.

Definieren Sie Benutzergruppen und legen Sie Rollen innerhalb der Gruppen fest. Es kann nur einer den Hut aufhaben!

Wenn Sie diese Empfehlungen berücksichtigen, können Sie Ihre Prozesse effizienter gestalten und die Akzeptanz bei den Nutzern deutlich erhöhen. Eine klare Struktur, sinnvolle Aufgabenverteilung und eine durchdachte Benachrichtigungsstrategie sind dabei der Schlüssel zum Erfolg.

Softwarehersteller haben erkannt, wie wichtig es ist, Prozesse zu etablieren und übersichtlich abzubilden. Deshalb enthalten moderne Lösungen für beispielsweise Projektmanagement oder Newsletter-Versand in der Regel eine solche Funktion. Bei crossbase unterstützt das Workflow Management die Anwender bei der Erstellung von Prozessen rund um die Produktdaten.