PIM und ERP – ein untrennbares Team für die Produktkommunikation

08.01.2025 | Autor: Thomas Kern

In Projekten höre ich anfänglich oft, dass die ERP-Stammdaten nicht im Marketing verwendet werden können. Die Begründungen erscheinen auf den ersten Blick plausibel: die Schreibweisen sind nicht marketinggerecht, die Daten nicht richtig gepflegt oder die Strukturen zu kompliziert. Wenn man dann aber genauer nachfragt, stellt man fest, dass es durchaus einen PIM-relevanten Teil an Stammdaten gibt, der für bestimmte Aufgaben sehr nützlich ist.

PIM-relevante Stammdaten aus dem ERP-System

Dass die Artikelnummer aus dem ERP übertragen werden soll ist sofort ersichtlich. Und das PIM-System sollte so flexibel sein die Begrifflichkeit im Unternehmen anzupassen: In SAP spricht man bspw. von Materialnummer, in proALPHA von Teilenummer. Strittig ist dann bereits die Bezeichnung zum Artikel. Die Bezeichnungsfelder sind in den ERP-Systemen auf eine bestimmte Zeichenzahl begrenzt und manchmal gibt es mehrere Bezeichnungen (Bez1, Bez2, usw.). Schließlich findet man immer auf eine Lösung; auch wenn die Bezeichnung zum Kunden hin nicht verwendet werden kann oder überarbeitet werden muss. Tw. sind die Bezeichnungen übrigens sprachneutral, das sollte das PIM-System beherrschen um unnötige Übersetzungsarbeiten zu vermeiden.

Mit der Artikelnummer und der Artikelbezeichnung hat man hier bereits zwei wichtige Felder vorliegen, die zur Identifikation des Artikels dienen und nicht doppelt gepflegt werden sollen – im ERP-System und im PIM-System. Diese Informationen sollten also an einer Stelle gepflegt und von dort aus auf die andere übertragen werden – am besten automatisch in regelmäßigen Abständen. Dies geschieht in der Regel über Nacht.

Im nächsten Schritt geht man an die Stammdatenfelder. Eine Fleißarbeit, bei der PIM-relevante Informationen wie EAN, Gewicht, Zolltarifnummer, Ursprungsland, Artikelstatus, Basismengeneinheit, Verpackungsmaße, Auslaufdatum und Nachfolgeartikel im PIM-System zugeordnet werden. Das sind sehr wichtige Logistik-Daten, die in Preislisten und Katalogen oder für BMEcat benötigt werden. Um die Abstimmung zu vereinfachen und Missverständnissen vorzubeugen, ist es aus meiner Erfahrung sinnvoll, die Felder im PIM-System eins zu eins aus dem ERP-System zu übernehmen und wie dort anzuwenden. Dasselbe gilt für Einheitencodes. Und bitte: keine leeren Felder übertragen.

Technische Daten aus dem ERP-System

Teilweise werden im ERP-System auch technische Daten gepflegt. Dazu wird typischerweise eine Klassifizierung eingesetzt und die technischen Daten produktspezifisch verwaltet. Ein Beispiel für klassifizierende Daten sind geometrische Daten wie Länge oder Durchmesser, Technologiedaten wie Material oder Oberfläche oder elektrische Daten wie Nennspannung oder Leistung.

Das PIM-System kann das Gleiche leisten – schließlich ist es genau dafür da. Ich möchte hier nicht die Vor- und Nachteile von ERP und PIM gegeneinander abwägen. Fakt ist: Wenn sich ein Kunde dafür entscheidet, die Klassifizierung im ERP-System zu halten, müssen diese Daten auch ins PIM übertragen werden.
Das ist keine Kleinigkeit. Der Umfang kann enorm sein: Zehntausende, Hunderttausende Artikel – multipliziert mit der Anzahl der Produktmerkmale – ergeben schnell über eine Million Datensätze. Die Schnittstelle muss dabei so flexibel sein, dass neue Merkmale automatisch im PIM-System angelegt und aktualisiert werden.

Noch ein wichtiger Punkt aus der Praxis: Oft sollen technische Daten aus dem ERP im Marketing „aufgehübscht“ werden. Genau hier kann das PIM glänzen, etwa durch Mapping-Funktionen, die Werte textlich oder visuell ansprechend umsetzen, beispielsweise mit Icons für Zulassungswerte.

Verpackungsdaten aus dem ERP-System

Verpackungsdaten sind eine Nummer für sich. Da wird es dann schon etwas komplizierter. Bestimmte Verpackungen können nämlich für viele Artikel eingesetzt werden, bspw. ein bestimmter Beutel, Karton, Palette, Container. In diese bestimmte Verpackung passen unterschiedlich viele Artikel rein, was zu einem unterschiedlichen (berechenbaren) Gewicht für bestimmte Artikel führt. Bestimmte Verpackungen mit Artikeln erhalten häufig eine eigene EAN. Die Verpackung selbst hat wiederum spezifische Verpackungsdaten wie die Breite, Höhe, Tiefe, das Verpackungsgewicht (Tara) und das Verpackungsvolumen. In SAP hat man dann noch Berechnungen mit Zähler und Nenner durchzuführen. Und gerne wird auch ermittelt, welches die jeweils kleinste Verpackung bzw. die Verpackungsstufen für einen Artikel sind. Last but not least werden für unterschiedliche Zwecke auch unterschiedliche Verpackungscodes benötigt. Ich garantiere, wenn man das Verpackungsthema im Griff hat wird der Arbeitsalltag wesentlich angenehmer :-)

Verkaufsorganisations- und werkspezifische Daten aus dem ERP-System

Das ist ein Thema für Fortgeschrittene, welches teilweise erforderlich ist um Stammdaten richtig zu kommunizieren: Bestimmte Stammdaten können von der Verkaufsorganisation oder dem Werk abhängig sein. Bspw. der Artikelstatus, das Ursprungsland, die Zolltarifnummer, das Auslaufdatum und natürlich die Preise.

Preisdaten aus dem ERP-System

Das ERP-System ist zweifellos die führende Instanz, wenn es um Preisdaten geht – auch wenn gelegentlich darüber diskutiert wird, ob Preise für Länder, die nicht direkt ans ERP angebunden sind, separat importiert werden sollten. Wie bereits erwähnt, sind Preise oft von der Vertriebslinie abhängig. Daher muss klar definiert werden, welche Preislisten für das PIM relevant sind, z. B. länderspezifische oder kundenbezogene Preislisten.
Dabei ist zu beachten, dass neben den aktuellen Preisen auch zukünftige Preise berücksichtigt werden müssen, da Marketingabteilungen häufig bereits mit Preislisten für das kommende Jahr arbeiten. Neben dem Bruttolistenpreis spielen weitere Preisdaten eine wichtige Rolle: Gültigkeitszeitraum, Preiseinheit und Preismengeneinheit.

Daten aus dem PIM für das ERP-System

Soweit haben wir viel über Daten gesprochen, die aus dem ERP-System zum PIM-System übertragen werden sollen. Doch sobald das PIM-System in Betrieb ist, möchte man oft auch Daten in die andere Richtung übermitteln. Beispielsweise soll ein Produktbild als Vorschaubild ins ERP übertragen werden oder Verkaufstexte in den benötigten Sprachen, da diese im PIM-System einfach generiert werden können. Später kommen dann auch Anforderungen wie die Bereitstellung von Etikettendaten hinzu.

Technische Anbindung

Die Daten aus dem ERP-System werden im XML-Format übertragen, entweder direkt als Dateien oder über REST-API-Schnittstellen. Letzteres wird gerne im Umfeld von Cloudlösungen eingesetzt. Teilweise müssen Daten aus verschiedenen ERP-Systemen der Länder importiert werden. Meist werden die Daten nächtlich vollständig übertragen, möglich ist auch ein sog. Deltaexport oder sogar eine artikelbezogene synchrone Schnittstelle. Typischerweise wird der Artikelanlageprozess über das ERP gesteuert, teilweise über das PIM – jedenfalls muss hier eine 100% Automatisierung sichergestellt werden!

Fazit

Eine Anbindung an das ERP-System ist unbedingt zu empfehlen. Sollte dies zu Beginn nicht machbar sein – sei es wegen einer laufenden ERP-Umstellung oder fehlender IT-Ressourcen – dann sollten die Strukturen unbedingt so ERP-konform aufgebaut werden, dass eine Anbindung jederzeit möglich ist.
Zugegeben, diese Daten lassen das Marketingherz nicht unbedingt höherschlagen. Aber die Vorteile sind enorm: Neue Artikel stehen sofort bereit, und Felder wie der Artikelstatus sind im PIM-System immer aktuell verfügbar. Das erleichtert die tägliche Arbeit ungemein!