Versionswechsel bei Klassifikationen

12.11.2024 | Autor: Jean-René Thies

Produktdaten-Klassifikationen wie ETIM und ECLASS sind in vielen Branchen zentrale Werkzeuge, um technische Produkte einheitlich zu beschreiben und zu kategorisieren. Sie ermöglichen es, standardisierte Produktinformationen zwischen Herstellern, Händlern, Distributoren und anderen Marktteilnehmern auszutauschen. Doch der Wechsel von einer Version der Klassifikation zur nächsten birgt oft Herausforderungen und Fallstricke, die nicht zu unterschätzen sind.

Der Hintergrund: Versionswechsel bei ETIM und ECLASS

ETIM und ECLASS sind sogenannte Produktdaten-Klassifikationssysteme, die regelmäßig aktualisiert werden, um neuen technologischen Entwicklungen und Marktanforderungen gerecht zu werden. Eine neue Version kann zum Beispiel zusätzliche Produktgruppen enthalten, bestehende Attribute (Merkmale) anpassen oder veraltete Klassen entfernen.

Solche Änderungen sind notwendig, um den Datenfluss effizient und aktuell zu halten. Allerdings betreffen sie auch die Produktzuordnung und das Merkmal-Mapping, was für Hersteller und deren Partner problematisch sein kann.

Die Herausforderung: Anpassung der Produktdaten

Mit jeder neuen Version einer Klassifikation müssen Hersteller ihre Produktdaten anpassen. Dies betrifft sowohl die Zuordnung der Produkte zu den entsprechenden Klassen als auch das Mapping der Merkmale. Diesen Prozess reibungslos zu gestalten, ist oft schwieriger, als es auf den ersten Blick erscheint.

Fallstrick 1: Verschiebung oder Streichung von Klassen und Merkmalen

In neuen Versionen von ETIM oder ECLASS kann es vorkommen, dass bestehende Klassen entfernt oder zusammengelegt werden. Produkte, die bisher eindeutig zugeordnet werden konnten, passen nun vielleicht nicht mehr in eine einzige Klasse. Hersteller müssen in solchen Fällen oft auf mehrere Klassen wechseln oder detaillierte Merkmalsdaten überarbeiten, um eine korrekte Zuordnung zu gewährleisten.
Auch die Änderung oder das Hinzufügen von Merkmalen kann zu Problemen führen. Merkmale, die in der alten Version als wichtig galten, könnten in der neuen Version vernachlässigt werden. Produkte, die einst exakt beschrieben waren, haben plötzlich nicht mehr alle notwendigen Attribute, um vollständig klassifiziert zu werden. Das kann zu einem erheblichen Mehraufwand bei der Überarbeitung der Daten führen.

Fallstrick 2: Konsistenz bei den Datenempfängern

Ein weiteres Problem besteht darin, dass nicht alle Datenempfänger, wie Distributoren oder Händler, bereit sind, auf die neueste Version der Klassifikation umzusteigen. Oft gibt es verschiedene Versionen, die parallel genutzt werden. Händler könnten auf einer bestimmten Version beharren, die bereits in ihre IT-Infrastruktur integriert ist. Für Hersteller bedeutet das, dass sie ihre Daten möglicherweise in mehreren Versionen parallel pflegen müssen.

Dieses „Versionen-Chaos“ erfordert eine hohe Flexibilität in der Datenverwaltung und einen nicht zu unterschätzenden personellen und zeitlichen Aufwand. Es kann vorkommen, dass ein Hersteller für verschiedene Partner verschiedene Produktdaten aufbereiten muss, je nachdem, welche Version der Klassifikation sie nutzen.

Technische und organisatorische Fallstricke

Die technischen und organisatorischen Herausforderungen, die durch den Versionswechsel entstehen, sollten ebenfalls nicht unterschätzt werden.

Fallstrick 3: Mangelnde Automatisierung

Der Prozess der Versionsanpassung ist häufig nur teilweise automatisiert. Viele Unternehmen müssen die Änderungen händisch überprüfen und implementieren, was die Fehleranfälligkeit erhöht. Gerade wenn sich Produkteigenschaften nur leicht ändern, kann es passieren, dass diese Anpassungen übersehen werden und in der späteren Produktkommunikation falsche Informationen übermittelt werden. Eine konsequente Automatisierung und die Nutzung von Tools, die den Mapping-Prozess unterstützen, kann hier Abhilfe schaffen.

Fallstrick 4: Kommunikationsprobleme

Ein weiteres Problem entsteht durch die mangelnde Abstimmung zwischen den beteiligten Parteien. Hersteller, Händler und Distributoren nutzen nicht immer dieselben Klassifikationen oder interpretieren sie unterschiedlich. Hier muss die Kommunikation verbessert werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Es kann sinnvoll sein, Schulungen für Partner anzubieten oder die gemeinsamen Standards in regelmäßigen Meetings zu besprechen, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Strategien zur Vermeidung von Fallstricken

Damit der Wechsel auf eine neue Version von ETIM oder ECLASS möglichst reibungslos verläuft, sollten Unternehmen folgende Strategien in Betracht ziehen:

Frühzeitige Planung und Monitoring

Es ist wichtig, dass Hersteller frühzeitig auf kommende Versionen vorbereitet sind. Viele Klassifikationssysteme bieten vor dem offiziellen Release Beta-Versionen oder Testdaten an. Diese sollten intensiv genutzt werden, um die internen Systeme und Prozesse anzupassen. Ein kontinuierliches Monitoring der Änderungen ist ebenfalls notwendig, um keine kritischen Updates zu verpassen.

Automatisierung und Mapping-Tools

Ein großes Potenzial zur Reduktion des Aufwands liegt in der Automatisierung. Spezialisierte Software-Tools können das Mapping von Produktmerkmalen und Klassen erleichtern und die Konsistenz der Daten sicherstellen. Diese Tools sind in der Lage, Produkte automatisch neu zu klassifizieren oder Vorschläge zu machen, wie sie in der neuen Version zugeordnet werden können.

Mehrfachdatenmanagement

Um der Problematik unterschiedlicher Versionen bei den Datenempfängern gerecht zu werden, können sogenannte „Versionierungsstrategien“ eingesetzt werden. Hierbei pflegen Hersteller ihre Produktdaten parallel in mehreren Versionen und können so flexibel auf die Anforderungen der unterschiedlichen Partner reagieren. Dies setzt allerdings eine gut organisierte Datenverwaltung und klare Prozesse voraus.

Regelmäßige Abstimmung mit Partnern

Eine enge Zusammenarbeit und regelmäßige Abstimmung mit Partnern ist essenziell. Distributoren und Händler müssen frühzeitig über anstehende Änderungen informiert und bei Bedarf geschult werden, um die Einführung neuer Versionen zu erleichtern. Diese Kooperation reduziert nicht nur Reibungsverluste, sondern stärkt auch langfristig die Geschäftsbeziehungen.

Fazit

Der Versionswechsel bei Klassifikationen wie ETIM oder ECLASS ist unvermeidlich, aber auch mit Risiken und Herausforderungen verbunden. Hersteller stehen vor der Aufgabe, ihre Produktdaten kontinuierlich anzupassen und müssen gleichzeitig die Bedürfnisse der Datenempfänger berücksichtigen. Eine gut geplante Strategie, die frühzeitige Vorbereitung, Automatisierung und eine enge Abstimmung mit den Handelspartnern beinhaltet, kann helfen, die Fallstricke zu umgehen und den Versionswechsel erfolgreich zu meistern.