Automatische Referenzierung
Effiziente Datenverwaltung leicht gemacht
Böblingen, 13. August 2024: Die Verwaltung großer Datenmengen stellt Unternehmen oft vor Herausforderungen, insbesondere wenn es um die Verknüpfung von Artikeln, Medien und Texten geht. Denn diese ist aufwändig und zeitintensiv. Das Product Information Management (PIM)-System von crossbase bietet mit der „Automatischen Referenzierung“ die Möglichkeit, die Datenpflege zu erleichtern.
Effizientes Datenmanagement
Die crossbase-Datenbank ermöglicht die flexible Verknüpfung aller gespeicherten Informationen. Diese Verknüpfung wird als Referenzierung bezeichnet. Um die Datenkonsistenz sicherzustellen, dürfen diese nur einmal in der Datenbank vorhanden sein. So wird gewährleistet, dass sie aktuell, einheitlich und korrekt sind.
Allerdings werden die Daten für verschiedene Ausgabekanäle benötigt, wie beispielsweise für elektronische Kataloge, einen Shop oder eine gedruckte Broschüre. Diese Ausgabekanäle werden in crossbase angelegt. Die Daten werden über die Referenzierung dorthin verknüpft, anstatt sie zu kopieren und somit zu duplizieren. So sind sie zwar im Verzeichnis sichtbar und können ausgegeben werden, tatsächlich liegen sie aber neutral in der Datenbank. Eine Änderung an einem Bild oder Text wirkt sich sofort auf alle Ausgabekanäle aus, wenn eine Referenzierung besteht.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- keine doppelte Datenpflege
- weniger Zeitaufwand
- weniger Fehler
- aktuelle Daten und Konsistenz
Bei großen Datenmengen ist es jedoch aufwendig, die Referenzierungen manuell zu pflegen. MIt Hilfe der Automatischen Referenzierung von crossbase wird den Nutzern dieser Aufwand erleichtert.
Intelligente Referenzierung anhand von Attributen
Die Automatische Referenzierung erstellt auf Basis von vordefinierten Attributen (z. B. Farbe, Länge oder Preis) automatisiert Referenzen. Diese werden nur dann erstellt, wenn die vorab definierten Bedingungen sowohl am Quell- als auch am Zielelement erfüllt sind.
crossbase bietet zwei Möglichkeiten der Automatischen Referenzierung an:
1. Einfache Referenzierung
Bei diesem Ansatz werden die Attribute festgelegt, die sowohl bei den Quell- als auch bei den Zielelementen den gleichen Attributwert besitzen. Die Attributwerte müssen nicht explizit angegeben werden, denn eine Referenzierung erfolgt nur, wenn diese identisch sind. Diese Methode ermöglicht die Erfassung einer größeren Anzahl von Verknüpfungen und reduziert die Menge der erforderlichen Konfigurationen.
Beispiel 1 „Cross Selling“: Durch die Referenzierung ähnlicher Artikel unterstützt das crossbase PIM-System das Cross-Selling, indem es dem Kunden passende Artikel vorschlägt. Am Quell- und Zielelement wird nach dem Attribut „Einsatz Typ“ gesucht. Ist der Wert (z. B. Gelände) identisch, werden Artikel mit diesem Merkmal an andere Artikel mit identischem Merkmal (Gelände) referenziert. Durch einfache Konfigurationen können somit verwandte oder ergänzende Artikel schnell und ohne manuellen Eingriff miteinander verknüpft werden.
2. Erweiterte Referenzierung
Die Erweiterte Referenzierung ermöglicht durch eine detailliertere Konfiguration komplexere Verknüpfungsmöglichkeiten. Zusätzlich zu den Attributen werden die Attributwerte explizit definiert, um die Referenzierung zwischen verschiedenen Elementen mit unterschiedlichen Merkmalen sicherzustellen.
Beispiel 2 „passende Bekleidung“: Die Auswahl der passenden Bekleidung für ein Motorrad hängt von verschiedenen Kriterien ab. Dazu zählen Eigenschaften wie Farbe, Material oder Einsatztyp der Bekleidung. Diese werden am Quellelement (Bekleidung) festgelegt. Eine automatische Referenzierung erfolgt nur, wenn am Zielelement (Motorrad) die entsprechenden Merkmale wie Hersteller und Einsatztyp des Motorrads gepflegt sind. Durch diese Bedingung werden alle orangefarbenen Jacken, die aus Materialienfür den Geländeeinsatz bestehen, automatisch an alle Motorräder referenziert, die vom Hersteller X sind und für den Geländeeinsatz ausgelegt sind.
Beispiel 2 „passende Bekleidung“: Die Auswahl der passenden Bekleidung für ein Motorrad hängt von verschiedenen Kriterien ab. Dazu zählen Eigenschaften wie Farbe, Material oder Einsatztyp der Bekleidung. Diese werden am Quellelement (Bekleidung) festgelegt. Eine automatische Referenzierung erfolgt nur, wenn am Zielelement (Motorrad) die entsprechenden Merkmale wie Hersteller und Einsatztyp des Motorrads gepflegt sind. Durch diese Bedingung werden alle orangefarbenen Jacken, die aus Materialienfür den Geländeeinsatz bestehen, automatisch an alle Motorräder referenziert, die vom Hersteller X sind und für den Geländeeinsatz ausgelegt sind.
Beispiel 1 „Cross Selling“: An Quell- und Zielelement wird nach einem identischen Attribut gesucht.
Beispiel 2 „passende Bekleidung“: Die Attribute werden mit ihren spezifischen Werten definiert.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Die Automatische Referenzierung kann manuell über das Dialogfenster oder über einen konfigurierten Batch-Aufruf erfolgen. Bei jedem Aufruf werden die Daten in der Datenbank komplett geprüft, sodass Änderungen der Attribute an den Elementen zu einer Neureferenzierung oder zum Entfernen der Verknüpfung führen können. Durch die Kennzeichnung der Referenzen mit einem speziellen Attribut wird sichergestellt, dass manuell gesetzte Referenzen nicht verändert werden.
Fazit
Die intelligente Verknüpfung von Artikeln, Medien und Texten schafft eine strukturierte und übersichtliche Datenbank, die den Anforderungen an ein modernes Informationsmanagement gerecht wird. Die Automatische Referenzierung hilft Unternehmen dabei, Ressourcen, Zeit und Geld zu sparen.